Miért kell számlázó és készletnyilvántartó rendszer

Nagyon sokszor felmerül a kérdés hogy miért van szükség a számlázó és készletnyilvántartó programra ?

A válasz nagyon egyszerű egy Excel táblában is meg lehetne oldani ezt a problémát De amint a cég növekszik egyre nehezebb a nyilvántartás és egyszer eljön a pillanat amikor szükség lesz egy megfelelő szoftverre ami biztosítja ezt a funkcionalitást gyors adatrögzítés kimutatások könnyű elkészítése Ezek mind olyan funkciók amit a részei kell hogy legyenek egy korszak számlázó és készletnyilvántartó rendszernek. 

Természetesen az adatbeviteli képernyők a lehető legegyszerűbbek legyenek ezzel is megkönnyítve a felhasználó dolgát ne kelljen feleslegesen 25-30 mezőn átugrani Miközben csak négyet ötöt használunk a mindennapi munka folyamán. 

Ezek mind olyan problémák amire ami készletkezelő rendszerünk megoldás nyújt mi egy frissen tervezett 21. századi korszerű rendszert építettünk ami technológiában messze a konkurencia előtt jár.

Nézzük egy másik megközelitésben, hogy miért kell készletnyilvántartó rendszert használni,

mert bármilyen egyéb megoldással főleg ha papíron van olyan szintű pontatlansághoz vezet ami üzletileg veszélyes nem tudod hogy mi van készleten nem tudod hogy mit szerezzél be a készlet mozgások a készlet forgási sebessége nagyon rossz lesz, lesz olyan termék ami ott pihen már a raktárba évek óta mert nem veszed észre mert valahogy elveszett a papír munkában és lesz olyan ami nagyon sok esetben hiányzik.
Majd bejön a vevő kéri tőled és azt mondod hogy a raktárban valamiért nem találják - pont most nincs - be fogom szerezni - ahelyett hogy odaadnád neki a polcról.
Mivel a vevő nem kapja meg a terméket ezért megy a konkurenciához akinek egy normális készletnyilvántartó programja van.
Azt hogy valaki excelben tartja nyilván az egy fokkal előrelépés a papír alaphoz képest de az is számomra a kőkorszaknak számít mert:

• nem automatikusak a készletmozgások
• nincsenek korrekt kimutatások
• nincs leltározási lehetőség
• nincs gyári szám kezelés
• illetve nagyon sok olyan funkció ami egy korszerű mai számlázó vagy készletkezelő rendszerben benne van.

Ha excelben dolgozol, hogy leltározol ?

természetesen nem fogsz, ezért nem fogod tudni hogy mi a valóság megint előfordul az hogy jönnek egy termékért te idézőjelben el is adod és amikor oda akarod adni a vevőnek akkor veszed észre hogy a termék nincs ott a raktárban ez annak a következménye mert ritkán leltározol mert tudod hogy nagyon nehézkes ezért inkább kihagyod illetve nem pontos a készlet kimutatása a rossz rendszer miatt.

Beszéljünk egy kicsit egy másik témáról a partnerek kezeléséről!

Amennyiben nincs korrekt készletkezelő rendszeren akkor nem tudod hogy melyik partner milyen forgalmat bonyolít. Természetesen az öreg szakik erre azt mondják hogy ezt ők érzik és tudják fejből hogy ki mennyire jó és milyen forgalmat bonyolit. Ezt én megértem és ezt lehet hogy valamelyest működik is de sokkal egyszerűbb az amikor lekérsz egy kimutatást az online ingyenes készletnyilvántartó programodból ami forintra pontosan megmutatja hogy ki mennyi árut vitt tavaly vagy az éven.
Mert ugye nagyon sok partner bejön az üzletbe és azt mondja hogy adjál már nekem tíz 15% kedvezményt mert állandóan nálad vásárolok és lehet hogy tényleg sokat jár be és te azt mondod hogy rendben de ha rápillantanál a megfelelő forgalmi kimutatásra a készletnyilvántartó programban akkor látnád hogy az a forgalom nem olyan nagy amilyet az ügyfél mond.
Az is megtörténhet hogy félévente átnézed még partner teljesít a legjobban és azokat felhívod és egy kiemelt bánásmóddal részesíted ezzel nagyban növelve az elégedettségüket illetve a szorosabb kapcsolatot.
A másik hasznos terület ahol egy jó készletkezelő program segítséget tud nyújtani az azok a kimutatások ha elmész tárgyalni egy nagyobb partnerhez szeretnél tőle vásárolni akkor szintén ugyanezzel a módszerrel ha megnézed a kimutatásban akkor tudod azt mondani hogy tavaly 5 millió forintnyi t vásároltam tőletek ezért szeretnék még 15% engedményt amennyiben ezt nem tudod alátámasztani akkor sokkal nehezebb dolgod van